Управление проектами. С чем же это можно сравнить? Если по клише – с управлением кораблем. Но именно это сравнение наилучшим образом отображает значение этого термина. Почему? Сейчас объясню. 

Независимо от рода деятельности предприятия, оно не может реализовать какой-либо проект, если не существует соответствующего управления проектами. Четко сформулированные стандарты управления проектами определяют, насколько успешно будут реализованы проекты. В свою очередь успешно реализованные проекты определяют направление либо курс, в котором движется предприятие. Если на предприятии не разработаны стандарты управления проектами, можно вполне уверенно утверждать, что это то же самое, если бы у предприятия не было руководства. Корабль находился бы в свободном плавании – куда дует ветер, куда уносит течением. Однажды может повезти и нас унесет в правильном направлении. А может и не повезти. И скорее всего не повезет. В долгосрочной перспективе дрейфование в открытых водах ни к чему не приводит.

Необходимо отметить, что существует предпринимательская деятельность разных видов – основанная на реализации проектов или, например, производстве. Можно сказать, что на предприятии, где деятельность основывается на реализации проектов, каждый проект это словно отдельный бизнес. Проект- это предприятие в предприятии.

Как я уже упоминал, чтобы не пускать все на самотек, необходимо предусмотреть очень много всего, что связано с управлением проектом – планирование отношений, планирование времени, планирование финансов, а также планирование ресурсов – составляющие, необходимые для реализации конкретного проекта.

С чего начать, если на предприятии не разработаны стандарты управления проектами? В первую очередь необходимо выполнить учет проектов, имеющихся на предприятии. Сложнее всего идентифицировать проекты на предприятиях, основная деятельность которых не так очевидно связана с реализацией проекта какого-то клиента. Однако и на таких предприятиях существуют внутренние проекты, успешная реализация которых обеспечивает успешную деятельность предприятия, например, эффективизацию труда, внедрение инноваций, разработку новых продуктов или услуг, внедрение новых ИТ систем поддержки, изменение процессов производства, структурные изменения предприятия и т.д. Однако следует помнить о том, что не зависимо от того, основывается ли предприятие на реализации проектов, основные принципы управления проектами одни и те же, отличаться могут отдельные предписания, которые определяют порядок, в котором реализуются проекты. Следовательно – когда идентифицируются проекты предприятия, необходимо понять, каким образом эти проекты влияют на основную деятельность предприятия, какова их связь со смыслом существования предприятия, каковы требования к реализации проектов, каковы требования на рынке, в чем заключаются нужды работников предприятия и каковы требования руководства предприятия. Здесь следует также отметить, что используя термин «стандарты управления проектами», вовлеченные лица часто имеют в виду толстые папки, которые консультанты за большие деньги скопировали из интернета и вроде как адаптировали к нуждам предприятия. Такие стандарты чаще всего не работают и их никто не читает. То, что действительно работает, это предписания для управления проектами, которые работники могут пересказать наизусть, даже если разбудить их посреди ночи. Поэтому лучше всего, чтобы в разработке принимали участие работники, вовлеченные в управление проектами.

Хорошо разработанная структура управления проектами с соответствующими компонентами и высококвалифицированными руководителями проектов позволяют осуществлять более точное планирование деятельности предприятия, идентифицировать рентабельность каждого проекта, а также наиболее эффективно реализовать каждый конкретный проект с финансовой точки зрения. Таким образом улучшается планирование времени, связанного с реализацией проекта, а это, свою очередь, означает, что предприятие может правильно планировать ресурсы, а это имеет очень важное значение в общем результате деятельности предприятия. Можно предусмотреть и прогнозировать, какие ресурсы и какие компетенции будут необходимы, чтобы можно было создать соответствующую политику управления персоналом. Можно для каждого проекта выполнять планирование закупок и логистику, что позволяет построить более эффективные отношения с поставщиками и в конечном итоге приводит к более успешному сотрудничеству. Это дает возможность оценить риски каждого проекта и разработать план для их предотвращения, подготовиться к потенциально рискованным ситуациям. Что все это дает? Удовлетворенного клиента!

Значит, качественное управление проектами – это ключ к успешному долгосрочному сотрудничеству с клиентом, удовлетворенности клиента и, следовательно, заключению и получению последующих сделок. Хорошее управление проектами — это словно подушка безопасности, которая обеспечивает клиенту чувство уверенности в том, что согласованный бюджет не будет растрачен, что его проект будет реализован в установленные сроки, что осознаются риски и возможности их предотвращения. Стабильность. Безопасность. Душевное спокойствие. Это те бесценные вещи, которые оценит каждый клиент!

На предприятиях, на которых в основе деятельности не лежат проекты с внешними клиентами, управление проектами не менее важно, так как нужно думать об эффективных возможностях реализации внутренних проектов. В первую очередь необходимо упомянуть, что на предприятии без разработанных стандартов управления проектами возникает проблема, с которой часто сталкиваются, реализуя внутренние проекты, это то, что по сути никто не несет ответственность за проект. Кто тогда управляет этим кораблем? Кто ответственен за конечный результат, кто планирует финансы, время, ресурсы? Еще одна проблема, с которой сталкиваются предприятия, у которых не разработан порядок внедрения проектов, особенно, когда участие в реализации внутренних проектов это лишь одна из рабочих обязанностей – это недостаточное фокусирование участников команды проекта на цели проекта и достижении цели. В таком случае очень важно, чтобы работники управления проектами вовлекались в определение рабочих приоритетов и обеспечивали поддержку для поддержания фокуса для достижения целей проекта. Наиболее точное объяснение тому, почему проекты терпят неудачи, это широко распространенная проблема – недостаток ответственности, ведь это последствия того, что не была определена роль руководителя проектов и не вовлекались участники команды проекта.

Таким образом мы и видим, насколько важна роль руководителя проектов. Для управления внутренними проектами можно выдвинуть одного из коллег, который обладает качествами руководителя. Словосочетание «руководитель проектов» включает в себя столько качеств характера – развитое чувство ответственности, высокий уровень требовательности как к себе, так и к остальным, способность действовать оперативно, самостоятельно принимать решения и брать на себя ответственность за них. Руководитель проектов должен обладать такими качествами, как логическое мышление и точность, а также способность понимать клиентов и коллег, ведь в повседневности очень много работы связано с планированием времени и финансовыми вопросами. Он должен обладать также отличными навыками аргументации и презентации. И – что особенно важно – лидерскими качествами, навыками управления, навыками мотивирования и способностью увлекать. Это уже подразумевается в слове руководитель. Управление проектами – это не те навыки, которые даются человеку при рождении. Этому необходимо учиться. Очень хороший руководитель проектов – это специалист высокого уровня – он должен ориентироваться в разных областях, которые связаны как с планированием, так и с финансами и ресурсами.

Существует множество возможностей сертификации руководителей проектов. Точно также, как способность предприятия работать в соответствии с установленными процессами подтверждает ISO сертификат или знания электрика для выполнения электротехнических работ подтверждает соответствующий сертификат, также и руководитель проектов может получить сертификат, который подтверждает его знания и умения в реализации проектов. Есть несколько международных институций, которые сертифицируют и подтверждают, что конкретный человек обладает всеми необходимыми знаниями и компетенциями, чтобы руководство могло доверить ему управление проектами, зная, что работа будет выполнена на максимально высоком уровне. Это не маловажно.

Разумеется, предприятие может существовать и без четко прописанных и определенных предписаний для проектов, однако сразу возникает вопрос – насколько успешным будет существование такого предприятия и насколько конкурентоспособным оно будет? Даже машина не может существовать без колес. В буквальном смысле. Стоять – да, но в итоге никуда не продвигаться. Если на предприятии нет достаточно качественного управления проектами, один из самых значительных рисков, который может наступить, особенно, если деятельность предприятия непосредственным образом связана с реализацией проектов, это неспособность удовлетворить нужды клиентов на достаточно высоком уровне, в то же время максимально эффективно реализуя свои проекты, соблюдая временной график, бюджетный план и т.д. Предприятие становится менее конкурентоспособным.

Результат управления проектами невозможно так просто оценить или измерить. Невозможно сказать, что без соответствующего управления проектами результат будет таким или таким, но мы можем измерить, насколько эффективно проекты реализуются, укладываются ли они в рамки выделенного бюджета и времени. И возможно требуется, я бы даже сказал, что необходимо провести исследование удовлетворенности клиентов, таким образом определяя уровень удовлетворенности клиента получаемыми услугами. И здесь уже настанет время для золотой истины – чем более удовлетворен клиент, тем выше вероятность дальнейшего сотрудничества. Чем больше реализованных проектов, тем больше денег. Чем больше осмысленной работы и денег, тем больше удовлетворенных работников. Чем больше удовлетворенных работников, тем более качественно выполняются работы. Чем качественнее выполняются работы, тем больше удовлетворенных клиентов. Такой прекрасный круг успеха получается в итоге.

Мик Стуритис, председатель правления ООО Citrus Solutions,www.citrus.lv